¿Qué es el onboarding de empleados?
El onboarding de empleados es el proceso durante el cual los nuevos empleados se familiarizan con la organización, los procesos de trabajo, las personas, la cultura y la misión de nuestra empresa.
El onboarding implica principalmente abordar las formalidades administrativas y presentar a los nuevos empleados su espacio de trabajo, los procesos de trabajo, el equipo, las políticas y la cultura de la empresa.
Un proceso de onboarding exitoso tiene como objetivo dotar a nuestros nuevos empleados de las herramientas y métodos que les ayudarán a convertirse en miembros productivos de nuestro equipo e integrarse en el entorno laboral, social y colectivo. Durante el onboarding, los empleados aprenden qué se espera de ellos y cómo opera nuestra empresa.
Idealmente, un empleado debería estar completamente integrado en nuestra empresa en un plazo de tres meses en todos los aspectos: procesos de trabajo, equipo y cultura corporativa. Solo cuando el empleado está completamente integrado se puede considerar exitosa la contratación y, en consecuencia, el proceso de onboarding.
Objetivos del onboarding:
El onboarding es importante porque ayuda a que los nuevos empleados se adapten rápidamente, y moldea su percepción de nuestra empresa, su cultura y sus valores.
Tiene dos objetivos principales:
- Aumentar la velocidad y eficiencia de la integración de un nuevo empleado en las actividades de la empresa.
- Garantizar que el empleado comprenda y asuma los objetivos, tareas, misión y cultura de nuestra empresa.
Por lo tanto, el objetivo principal del onboarding es mejorar la productividad y la motivación de los nuevos empleados, así como fomentar la lealtad hacia nuestra empresa. Esto tiene un impacto positivo en nuestra reputación como empleador y reduce la rotación de personal.
Resultados del onboarding de empleados
Un proceso de onboarding bien estructurado para los nuevos empleados mejora la retención del talento y aumenta la productividad. Un proceso de onboarding exitoso no solo familiariza adecuadamente a nuestros nuevos empleados con la cultura de la empresa, sus responsabilidades y sus colegas, sino que también ayuda a que se sientan más bienvenidos en nuestra organización.
El proceso de onboarding incluye tres componentes principales que los empleados deben dominar:
- Personas - Construir relaciones interpersonales e interdepartamentales dentro de la empresa.
- Procesos - Capacitar a los nuevos empleados en las reglas básicas, normas, regulaciones y políticas que definen a nuestra empresa.
- Tecnologías - Familiarizar a los empleados con las tecnologías utilizadas por nuestra empresa, capacitarlos en sus responsabilidades laborales y presentarles los resultados esperados.
¿Cómo evaluamos los resultados del onboarding?
La forma más sencilla de comprobar si alguien ha tenido un buen proceso de onboarding es preguntarle si conoce su función, cómo se ve el éxito en ese puesto y si se siente como en casa en la organización. Si no es así, el onboarding no tuvo éxito y el empleado puede necesitar más apoyo.
Un onboarding exitoso tiene una serie de resultados evidentes que pueden identificarse a través de los comentarios (feedback) de los empleados. Después de un onboarding exitoso, un empleado:
- Ha conocido a sus colegas.
- Ha establecido relaciones con su supervisor directo.
- Se siente como en casa en la organización.
- Comprende su función y su trabajo.
- Comprende claramente sus criterios de rendimiento.
- Tiene acceso a todos los recursos necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva.
¿Qué esperan nuestros empleados del onboarding?
Los empleados tienen ciertas expectativas al comenzar un nuevo trabajo. No solo quieren ser recibidos de manera amistosa, sino que también quieren familiarizarse con las estructuras y sus tareas. En particular, ellos:
- Desearían conocer al equipo en su primer día.
- Desearían conocer a su supervisor.
- Esperan un espacio de trabajo totalmente equipado y derechos de acceso a la infraestructura de la empresa configurados correctamente.
- Quieren tener un mentor que los guíe a través del proceso de trabajo.
- Desean recibir la capacitación adecuada sobre todas las herramientas y procesos necesarios.
- Esperan recibir comentarios (feedback) regulares para evaluar mejor su trabajo.
Etapas del onboarding
El período de onboarding comienza tan pronto como un candidato acepta una oferta de trabajo. Termina cuando el empleado puede realizar de forma independiente el trabajo para el que fue contratado.
Identificamos 5 etapas de onboarding:
- Antes del primer día (pre-onboarding)
- Primer día (orientación)
- Primera semana
- Primer mes
- Primeros 90 días
Pre-onboarding
El candidato acaba de aceptar una oferta de nuestra empresa. ¿Qué se debe hacer para garantizar que su primer día de trabajo transcurra sin problemas?
- Enviar un correo electrónico de bienvenida al empleado. En este correo electrónico, informe al nuevo empleado sobre su primer día y responda preguntas como "a qué hora debo empezar", "dónde debo esperar", "¿debo llevar el almuerzo a la oficina?", "a quién puedo llamar si tengo preguntas", cuál es el código de vestimenta de la empresa, "qué haré el primer día" y "quién será mi mentor".
- Informar al equipo sobre el nuevo colega, su rol y responsabilidades. Esto crea claridad y ayuda al equipo a comprender en qué proyectos participará el nuevo colega y cuáles serán sus tareas. Se debe informar a los colegas sobre:
- El nombre, cargo, responsabilidades y horario de trabajo del nuevo empleado.
- La fecha y hora de inicio.
- Información sobre el supervisor directo del nuevo empleado.
- Información sobre el mentor del nuevo empleado.
- El espacio de trabajo del nuevo empleado.
- Asignar un mentor entre los miembros experimentados del equipo para el nuevo empleado y prepararlo para la interacción con él, explicando sus responsabilidades y el plan de adaptación de la nueva incorporación.
- Configurar la dirección de correo electrónico del empleado y proporcionar acceso a todos los sistemas necesarios, pedir las llaves de acceso a la oficina y las tarjetas de visita.
- Preparar el espacio de trabajo, que debe estar equipado con todo lo necesario: una computadora, teléfono, ratón y teclado, y material de oficina. Igualmente importante, el espacio de trabajo debe estar limpio y libre de rastros de empleados anteriores. Todo el equipo debe suministrarse con el software necesario y actualizado, para no perder tiempo en esto durante el primer día de trabajo.
- Solicitar todos los documentos necesarios al nuevo empleado para su procesamiento administrativo, preparar el contrato de trabajo y las directivas, el NDA (acuerdo de confidencialidad) y otros documentos formales, para no perder tiempo en su tramitación el primer día laboral.
- Es importante planificar sesiones informativas introductorias sobre seguridad general, seguridad contra incendios, protección de datos personales, etc. Para que la formación sea lo más rápida posible.
- No estaría de más preparar un paquete de bienvenida (welcome pack) para el empleado, que contenga una agenda práctica, una taza para bebidas, ropa corporativa de la marca, etc.
Primer día
En esta importante etapa de adaptación, el empleado debe recibir la mayor cantidad de información posible sobre su nuevo trabajo. También es fundamental que el primer día sea lo más agradable posible para el empleado, porque la primera impresión importa y forja futuras relaciones profesionales.
El primer día incluye un recorrido por la oficina y la oportunidad de conocer a colegas y gerentes. Se debe crear en el empleado la sensación de que puede hablar con cualquier persona en cualquier momento y que no debe tener miedo a hacer preguntas. Para una adaptación exitosa, el primer día debe incluir:
- El gerente directo debe recibir al empleado en la entrada de la oficina y asegurarse de saludarlo cordialmente.
- Después del saludo, es necesario discutir el plan para el día en curso con el empleado.
- El siguiente paso es un recorrido por la oficina. Mostrar la cocina, cómo funciona la máquina de café, dónde están los baños, presentar las oficinas de los colegas, las salas de reuniones, la impresora, la trituradora de papel, etc.
- Conocer a los colegas. Aquí, presentamos al nuevo empleado a todos en la empresa, generalmente durante el recorrido por la oficina.
- Más tarde ese día, se le presenta al empleado el plan de adaptación de 90 días, el plan de capacitación, el mentor, el gerente directo y los miembros del团队 con los que trabajará.
- Presentación de la empresa. Esta es una presentación a cargo de los fundadores de la empresa, dedicada principalmente a cómo funciona la organización en términos de equipos y roles, así como a su cultura. Si se proporciona un paquete de bienvenida, ahora es el momento de entregarlo. Además, en este punto, es necesario entregar las tarjetas de visita.
- Procesamiento de documentos formales. El primer día, se deben firmar todos los documentos formales, incluido el contrato de trabajo, la orden de trabajo, el NDA, el consentimiento para el procesamiento de datos personales, los documentos sobre responsabilidad material, los documentos relacionados con la provisión médica y de pensiones, la acumulación de salario y el cálculo del pago de impuestos.
- El primer día, realizar una sesión informativa básica de seguridad y prevención de incendios para el empleado, mostrando dónde se encuentran las salidas de emergencia, los extintores, etc.
- Mostrar al empleado su nuevo espacio de trabajo, proporcionar contraseñas para la computadora, el correo electrónico, el Wi-Fi, configurar una firma de correo electrónico, demostrar cómo usar la impresora y el escáner, y la mensajería corporativa. La capacitación sobre el uso de programas especializados, ERP y otros no se lleva a cabo el primer día.
- Al final de la jornada laboral, es importante que el gerente tenga una conversación breve e informal con el empleado sobre sus impresiones del primer día.
Primera semana
- Durante la primera semana, presente al empleado a todos los miembros del equipo que no estaban en la oficina el día del recorrido y celebre reuniones personales con los gerentes de departamento y los colegas con los que trabajará el nuevo empleado.
- Tome una foto del empleado para publicarla en el sitio web, prepare información sobre él y publíquela. Esto es importante para los colegas que trabajan a distancia, los clientes y los socios. Además, agregue al empleado al calendario de cumpleaños para no perderse nada.
- Proporcione al empleado las políticas de la empresa para que las estudie. Lleve a cabo sesiones informativas sobre protección de datos personales, reglas de comunicación externa e interna, cumplimiento (compliance), control de calidad, reglas para interactuar con proveedores e infórmele sobre el plan de los próximos seminarios de capacitación.
- Proporcione al empleado plantillas para documentos internos (solicitudes de vacaciones, compensación de gastos, bajas por enfermedad) y lleve a cabo una sesión informativa sobre las reglas para procesar todos los procedimientos.
- Junto con el mentor, la capacitación sobre el uso de los sistemas internos de la empresa, como el ERP y otros, debe llevarse a cabo durante la primera semana.
- Durante los primeros tres meses, se debe acordar un plan de capacitación y reuniones de control con el nuevo empleado. Durante el período de adaptación, estas reuniones deben llevarse a cabo al menos una vez al mes, y en el primer mes, semanalmente.
- Al final de la primera semana, celebre una reunión personal con el empleado y analice el proceso de adaptación. Como preguntas de control, puede utilizar una lista de tareas para la primera semana.
Primer mes
El primer mes del período de adaptación está dedicado a conocer a los nuevos colegas, familiarizarse con las tareas, las tecnologías y la organización, y establecer objetivos.
Durante la reunión inicial con el gerente, es necesario acordar los objetivos del nuevo empleado y el plan de capacitación y desarrollo dentro de la empresa.
Al final del primer mes, el empleado debe dominar las reglas para usar los sistemas principales en la empresa, los conceptos básicos de comunicación y las políticas principales, y en general debe poder participar en la implementación de proyectos bajo la supervisión de un mentor.
Es esencial celebrar periódicamente reuniones conjuntas con el empleado, su mentor o gerente para hacer un seguimiento del progreso de su adaptación e identificar a tiempo los problemas y necesidades del nuevo empleado, así como para proporcionarle comentarios y retroalimentación constructiva.
Primeros 90 días
El proceso de adaptación del empleado generalmente debe completarse al final del tercer mes. Para este momento, el empleado debería haber dominado los tres componentes de la adaptación:
- El empleado debe construir relaciones interpersonales e interdepartamentales dentro de la empresa. Debe conocer a sus gerentes y colegas, y estar familiarizado con la estructura organizacional de la empresa.
- Dominar todas las políticas, normas y regulaciones de la empresa, así como compartir los objetivos y valores de la organización.
- Estar familiarizado con sus responsabilidades laborales, comprender los resultados esperados y poseer todas las herramientas y habilidades necesarias para realizar las tareas de forma independiente.
Es necesario realizar una reunión final conjunta de "adaptación" con el empleado y su gerente o mentor y evaluar los resultados del empleado y el proceso de adaptación. Asegúrese de que el empleado, el mentor, el gerente y la empresa hayan cumplido con los objetivos establecidos y, de no ser así, desarrolle medidas para abordar cualquier deficiencia.
Por supuesto, los primeros tres meses no son el final del desarrollo de un empleado en nuestra empresa. El proceso de desarrollo, formación y crecimiento de los empleados debe ser continuo.
Brindamos a nuestro personal la oportunidad de adquirir y mejorar sus cualificaciones de la manera que les resulte más conveniente. Ofrecemos formación presencial en todo el mundo. Trabajamos para garantizar que todos tengan las habilidades necesarias para el trabajo de hoy y de mañana.
