Schmidt & Schmidt cubre todo el espectro de servicios de legalización para documentos emitidos en Japón.
Japón se unió al Convenio de La Haya sobre la Autenticación Simplificada de Documentos el 28 de mayo de 1970; el Convenio entró en vigor el 27 de julio de 1970.
“La Apostilla, o "Apostilla de La Haya" es un certificado que autentica el origen de un documento público (por ejemplo, un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, un extracto de un registro o una certificación notarial). Confirma la autenticidad de la firma y la autoridad de un funcionario que firmó el documento público.
Los documentos emitidos en Japón y certificados mediante una apostilla de acuerdo con el Convenio de La Haya de 1961 son reconocidos en todos los Estados miembros del Convenio de La Haya y no requieren ninguna otra forma de certificación, como la legalización consular, lo que reduce considerablemente los costos y el tiempo requerido para la certificación de documentos. Hasta el momento, más de 120 estados se han unido al Convenio.
La apostilla no es suficiente para su uso en los estados que no son parte del Convenio de La Haya. En este caso, se aplica la legalización consular a un documento público.
Autoridades Competentes designadas para emitir certificados de apostilla en Japón:
En Japón, la principal autoridad responsable de la emisión de apostillas es el Ministerio de Asuntos Exteriores, situado en Tokio. Este importante organismo gubernamental está específicamente diseñado para manejar documentos públicos que son emitidos directamente por entidades estatales.
Sin embargo, es esencial estar al tanto de que el Ministerio de Asuntos Exteriores no acepta directamente documentos que sean emitidos de manera privada. Para la certificación mediante apostilla de dichos documentos privados, primero deben pasar por las oficinas notariales estatales ubicadas en Tokio, Osaka y Kanagawa, o ser autenticados por una oficina notarial estatal. Después de esto, el documento requerirá una certificación adicional por parte del director de la oficina de asuntos legales correspondiente. Ciertos documentos, especialmente aquellos que provienen de instituciones privadas como universidades, hospitales, fundaciones benéficas y cámaras de comercio e industria, no pueden ser apostillados directamente.
Las autoridades examinarán cuidadosamente el documento para verificar si las firmas, sellos o estampillas coinciden con sus propios registros. Si se confirma que son auténticos, el documento será legalizado mediante la colocación de una 'apostilla' (un certificado oficialmente sellado).
La apostilla en Japón es un sello cuadrado en japonés con el encabezado obligatorio "Apostille" y una referencia a la Convención de La Haya de 1961 en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Los lados del certificado de apostilla tendrán al menos 9 centímetros de longitud.
Tipos de Documentos
| Pueden ser apostillados | No pueden ser apostillados |
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Aspectos específicos y requisitos de documentos para la apostilla en Japón
Japón es uno de los 120 países que reconocen y emiten apostillas de acuerdo con el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961. La apostilla sirve como confirmación del estado oficial de un documento.
El proceso de apostillado puede variar dependiendo del Estado emisor y el Estado de destino, pero normalmente para certificar un documento mediante apostilla en Liechtenstein, se deben seguir los siguientes pasos:
- Obtención del documento original a apostillar
- Verificación de la firma del documento por un organismo autorizado
- Emisión de una apostilla para el documento por un organismo autorizado
- Presentación del documento junto con la apostilla en el Estado de destino
Este proceso puede llevar tiempo, especialmente si incluye varios documentos y diferentes países. Para garantizar un proceso de apostilla fluido y preciso, se recomienda buscar la orientación de especialistas familiarizados con los requisitos y procedimientos. Su experiencia puede ayudar a evitar demoras y errores en la obtención de documentos apostillados.
Requisitos de documentos que pueden aplicar:
- El documento debe ser el original o una copia certificada emitida por una autoridad competente
- El documento debe contener toda la información relevante y precisa
- El documentos debe estar escrito en el idioma oficial del Estado emisor o traducido al idioma oficial del Estado en el que se solicita la apostilla
- La apostilla debe ser colocada por la autoridad competente designada de acuerdo con las regulaciones
La apostilla es emitida en un formato uniforme. En Japón, tiene la forma de una pegatina impresa con la firma manuscrita de un funcionario, un sello oficial y un holograma.
Para casos en los cuales la apostilla no es reconocida, los titulares de documentos extranjeros deberán en su lugar legalizarlos. Sin embargo, si el Estado de destino del documento reconoce y emite apostillas, la legalización es innecesaria.
Legalización de documentos educacionales japoneses para su uso en el extranjero
Para que los documentos educacionales emitidos en Japón, como boletines escolares, certificados de grado universitario, expedientes académicos, certificados de matrícula y otros certificados de escuelas o universidades, sean válidos y reconocidos en el extranjero, deben pasar por un proceso de certificación mediante legalización.
En lo que respecta a la autenticación de diplomas y documentos educacionales similares en Japón, los solicitantes generalmente necesitarán hacerlo a través del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Incluso cuando el país de destino es parte de la Convención de La Haya, hay casos en los que la legalización de documentos educacionales aún puede ser necesaria. En estas situaciones, la autenticación se vuelve esencial. Antes de presentar los documentos, se recomienda consultar con la agencia correspondiente en el país de destino, la Embajada/Consulado (General), o buscar ayuda profesional.
Este enfoque asegura que los documentos educacionales posean la autoridad legal necesaria, permitiendo que sean reconocidos y utilizados en varios países. Aunque estos son procedimientos generales, los requisitos exactos pueden variar, por lo que es aconsejable confirmar los pasos específicos con las autoridades relevantes.
Reconocimiento de la autenticidad de documentos públicos
Los documentos emitidos por países con los que Japón tiene acuerdos de exención de legalización no están obligados a someterse a ningún procedimiento de legalización. Algunos de los acuerdos incluyen:
- Convenio de 1 de marzo de 1954 sobre procedimiento civil;
- Convenio de 24 de octubre de 1956 sobre la ley aplicable a las obligaciones alimentarias hacia los niños;
- Convenio de 5 de octubre de 1961 sobre los conflictos de leyes relativos a la forma de las disposiciones testamentarias;
- Convenio de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime el requisito de legalización de documentos públicos extranjeros;
- Convenio de 15 de noviembre de 1965 sobre la notificación o traslado en el extranjero de documentos judiciales y extrajudiciales en materia civil o comercial.
Legalización consular de documentos japoneses para su uso en el extranjero
La legalización consular es el proceso de autenticar o certificar un documento legal para que el sistema legal de un país extranjero lo reconozca con pleno efecto legal, y es llevado a cabo por la misión diplomática o consular del país en el que se va a utilizar el documento.
Este procedimiento es necesario cuando el país de destino no reconoce o acepta la certificación de apostilla. Se debe presentar el documento original, junto con cualquier copia o material de respaldo requerido, ante la oficina consular respectiva. Los funcionarios consulares revisarán el documento, verificarán su autenticidad y colocarán su sello o estampa para certificar su validez.
El proceso de legalización consular puede requerir pasos adicionales, como obtener traducciones del documento al idioma del país de destino o proporcionar documentación adicional según lo solicitado por la oficina consular.
Es responsabilidad de la misión diplomática decidir sobre el procedimiento de autenticación. Los requisitos y procedimientos específicos para la legalización consular pueden variar según las regulaciones del país de destino.
Las principales diferencias entre una apostilla y la legalización consular de documentos
La característica común entre la apostilla y la legalización consular es que autentican un documento oficial para su presentación ante instituciones en otro país. Sin embargo, tienen muchas diferencias.
| Apostilla | Legalización Consular | |
|---|---|---|
| Efecto legal | Puede ser utilizado en todos los países que son parte del Convenio de La Haya sobre la Legalización Simplificada de Documentos. | Se utiliza entre Estados uno o ambos de los cuales no son miembros del Convenio de La Haya, o donde uno de los Estados contratantes ha protestado la adhesión del otro. |
| Dificultad | Moderada. Para obtener una apostilla, contacte a la autoridad competente de apostilla del estado de origen del documento. | Alta. Para la legalización consular, se requiere la participación de varias autoridades internas y una misión diplomática del estado de destino. |
| Precertificación | Por lo general, no es requerida. | Es obligatoria. |
| Atestación en la embajada del estado de destino en el estado de origen del documento | No es necesario contactar al consulado del país de destino. | Es el paso final de la legalización. |
Apostilla y legalización consular en todas las ciudades de Japón
Schmidt & Schmidt ofrece servicios de apostilla y legalización consular para documentos públicos originarios de todas las regiones de Japón. Nos encargamos de todo el proceso, desde la revisión de documentos hasta la obtención de las certificaciones necesarias, garantizando que sus documentos sean válidos y reconocidos internacionalmente. Con nuestros servicios confiables, puede utilizar sus documentos públicos japoneses en el extranjero con confianza.
Obtención de documentos de Japón
Si los documentos importantes se pierden o se dañan, o si se necesitan copias actuales de los documentos, es necesario volver a emitir los documentos. No es raro que las personas fuera de Japón encuentren dificultades para obtener nuevos documentos cuando están en el extranjero. Nuestros consultores le ayudarán a obtener nuevos documentos de Japón de forma remota, y podemos organizar el envío de sus documentos por mensajería a cualquier lugar del mundo.
Traducción certificada de documentos de Japón
Las copias y transcripciones de documentos de estado civil pueden ser traducidas a cualquier idioma por un traductor jurado en Japón o la traducción puede realizarse en el país de destino. Ofrecemos traducciones certificadas de documentos de estado civil con certificación adicional. El costo del trabajo se calcula según el volumen del documento en cuestión.
¿Debe la traducción ser apostillada?
Cualquier documento extranjero emitido en un país y utilizado en otro país debe ser legalizado para su uso en el extranjero. Por lo tanto, la autenticidad de una traducción certificada de Japón debe ser certificada por una apostilla. En consecuencia, muchas autoridades pueden no aceptar traducciones certificadas de Japón si la traducción no ha sido autenticada correctamente en el país de origen para su uso en el extranjero. Para evitar esta confusión, es mejor realizar las traducciones en el estado de destino del documento.
