Millones de ciudadanos de la antigua URSS se enfrentan a la necesidad de apostillar sus certificados de nacimiento soviéticos. Sin embargo, no existe una solución universal aplicable a todos los países del espacio postsoviético.
Aunque estos documentos se emitieron durante la existencia de la URSS, los registros del estado civil eran gestionados por las autoridades de repúblicas federadas específicas: la RSFS de Rusia, la RSS de Ucrania, la RSS de Bielorrusia, entre otras. Tras la disolución de la URSS, la competencia para expedir duplicados, realizar modificaciones y fijar la apostilla pasó a los Estados sucesores. Por esta razón, cualquier trámite relativo a un certificado de nacimiento soviético puede resolverse únicamente en el país en cuyo territorio fue emitido el documento.
Hoy en día, alrededor de 200 millones de personas nacidas en la URSS que recibieron certificados de nacimiento soviéticos viven por todo el mundo. Los titulares de dichos documentos residen no solo en los países de la antigua Unión Soviética, sino también en España, Israel, Alemania, Estados Unidos, Canadá, Italia, Reino Unido, Chipre y muchos otros Estados.
Obtención de duplicados de documentos de la URSS para apostillar
Antes de apostillar un documento de la URSS, es necesario asegurarse de que sea apto para su legalización. En muchos casos, los documentos soviéticos emitidos hace décadas no son aceptados para su certificación mediante apostilla. La razón puede ser el mal estado del formato impreso, la falta de datos obligatorios, el plastificado (laminación) o la pérdida del original. En tales situaciones, se requiere la obtención de un duplicado del documento en el país donde fue emitido.
La obtención de duplicados de documentos de la URSS es el procedimiento para solicitar segundas copias a través de las oficinas del Registro Civil (ZAGS), archivos y otras instituciones gubernamentales del Estado sucesor. Lo más habitual es que los ciudadanos soliciten duplicados de certificados de nacimiento, matrimonio, defunción y documentos académicos soviéticos. Una vez obtenido el nuevo certificado o documento de archivo, se puede fijar la apostilla en el país de emisión y utilizar el documento en el extranjero para solicitar la nacionalidad, tramitar un permiso de residencia, contraer matrimonio, conseguir empleo, cursar estudios y realizar otros trámites de relevancia jurídica.
Por qué apostillar documentos soviéticos no es una tarea sencilla
Las personas nacidas en la URSS a menudo descubren que necesitan presentar su certificado de nacimiento soviético en el extranjero. Si los países de destino son parte del Convenio de La Haya de 1961, el certificado debe legalizarse mediante la fijación de una apostilla. Pero, ¿cómo se puede hacer esto si el Estado que emitió el documento ya no existe?
No existen situaciones sin salida. Dicho esto, no hay una «fórmula» única que funcione en todo el espacio postsoviético. Y en varios casos, la legalización implicará ciertas dificultades, por ejemplo, si se debe obtener un duplicado moderno del certificado.
Cuando se tramita un duplicado, el nuevo documento se redacta estrictamente sobre la base de la acta del estado civil conservada en los archivos, y no sobre el antiguo librete soviético. En la práctica, los datos de la acta del registro civil a menudo difieren de lo que se inscribió en su día en la «libretita verde» (debido a simples errores cometidos a mano por el personal del Registro Civil soviético al rellenar los documentos). Como resultado, en un duplicado moderno pueden cambiar letras en los apellidos, la fecha de nacimiento, la grafía de los toponímicos o los datos personales de los padres, lo que genera discrepancias con el resto de los documentos del solicitante. Este es un problema extremadamente común, especialmente en las antiguas repúblicas de Asia Central. Pueden surgir dificultades adicionales debido a que en varias repúblicas los duplicados ya no se expiden en ruso y contienen cambios en la grafía de nombres y apellidos de acuerdo con las normas lingüísticas nacionales vigentes.
En algunos Estados postsoviéticos, el estatus de los documentos de la época de la URSS representa un vacío legal. Las normas de derecho público que regulan el procedimiento de la apostilla establecen el trámite específicamente para los Estados existentes en la actualidad. Al mismo tiempo, la mayoría de estos países no han definido claramente a nivel oficial su vínculo jurídico con las repúblicas que formaban parte de la URSS. En virtud del artículo 67.1 de la Constitución de la Federación de Rusia, la Federación de Rusia es la sucesora de la URSS en su territorio. Por su parte, la Ley «Sobre la sucesión legal de Ucrania» del 12 de septiembre de 1991 proclamó a Ucrania sucesora de la RSS de Ucrania y sucesora parcial de la URSS. Sin embargo, no en todas las repúblicas se han aprobado actos legislativos similares. Es más, algunas de ellas simplemente han omitido en su legislación la cuestión de la legalización de documentos soviéticos (incluidos los certificados de nacimiento) para su uso en el extranjero. En este caso, el asunto se resuelve mediante instrucciones internas departamentales no públicas. Como resultado, los solicitantes tienen que realizar consultas de manera individual en cada ocasión.
Schmidt & Schmidt ha recopilado la práctica actual para la expedición de la apostilla en certificados de nacimiento de la época soviética en diversos Estados postsoviéticos.
Apostilla en Rusia
Rusia reconoce los certificados de nacimiento de la URSS en su territorio. Sin embargo, el trámite para apostillarlos es bastante complejo. En muchas entidades territoriales de la Federación, para apostillar un certificado de nacimiento de la URSS se puede acudir a un centro multifuncional de servicios públicos y municipales (MFC) o al órgano central regional del Registro Civil (ZAGS).
Tenga en cuenta: el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia y las autoridades regionales de justicia han comenzado a denegar de forma masiva la apostilla en copias notariales de certificados soviéticos si el original fue emitido en otras repúblicas de la Unión (por ejemplo, en la RSS de Ucrania o la RSS de Bielorrusia). Exigen que el documento se solicite y se apostille estrictamente en el país donde nació la persona. No malgaste dinero en notarios en Rusia: este método ya no garantiza ningún resultado.
Además, si nació en Crimea o en otros territorios en disputa, los países europeos y EE. UU. se negarán rotundamente a aceptar un duplicado emitido por una oficina del Registro Civil ruso. Las oficinas del Registro Civil en Rusia también son actualmente muy estrictas con los poderes notariales extranjeros: si un documento procedente de España, Alemania e Israel no contiene la fórmula exacta «con derecho a obtener duplicados de certificados y a fijar el sello de la apostilla», la solicitud será denegada.
En los certificados de nacimiento de formato soviético no hay espacio suficiente para la estampilla de la apostilla. Por esta razón, la apostilla se adjunta al certificado en una hoja independiente.
No obstante, en ciertas situaciones se puede denegar la apostilla de certificados de nacimiento soviéticos en Rusia. En primer lugar, los certificados deteriorados, manchados o dañados no se aceptan para su apostillado; en segundo lugar, el Registro Civil no apostillará documentos en los que falten datos obligatorios. Por ejemplo, en varias regiones no se inscribían los datos del funcionario que expedía los certificados de nacimiento de la URSS.
Asimismo, en determinadas entidades territoriales de la Federación de Rusia (en particular, en la región de Amur), los certificados de nacimiento soviéticos no se aceptan en absoluto para su apostillado.
Si un certificado de nacimiento está dañado, carece de datos obligatorios o no se legaliza en una entidad territorial concreta de la Federación de Rusia, es necesario solicitar un duplicado de formato moderno ante la oficina del Registro Civil de la región correspondiente y, posteriormente, apostillarlo en la misma oficina o a través de un centro MFC.
En Rusia no se puede fijar la apostilla en los documentos originales de certificados de nacimiento emitidos en otras antiguas repúblicas soviéticas. Sin embargo, sí se pueden apostillar sus copias notariales. Esto se realiza ante el órgano de justicia de la región correspondiente.
Los originales de los certificados de nacimiento de estilo soviético expedidos en el marco de las Agrupaciones de Fuerzas de las Fuerzas Armadas de la URSS en el extranjero (en particular, en la RDA) no pueden certificarse con apostilla. Es necesario solicitar la información al Registro Estatal Unificado de Actas del Estado Civil (EGR ZAGS), obtener un duplicado de formato moderno y apostillar dicho duplicado.
Apostilla en Armenia
Armenia es uno de los pocos Estados postsoviéticos donde no existe la prohibición de apostillar certificados de nacimiento de formato soviético. El Ministerio de Justicia es el organismo responsable de apostillar los certificados de nacimiento en Armenia. Desde 2021, Armenia cuenta con un sistema de apostilla electrónica.
La apostilla electrónica en Armenia consiste en un código QR. Esté preparado para la posibilidad de que funcionarios conservadores en España o Italia puedan desconfiar por la ausencia de un sello físico en tinta, por lo que se recomienda insistir ante el Ministerio de Justicia para obtener una copia impresa en papel con certificación oficial.
Apostilla en Azerbaiyán
En Azerbaiyán no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Es necesario acudir a la oficina del Registro Civil correspondiente (a través del sistema centralizado de servicios públicos mediante los centros ASAN xidmət o directamente), obtener un duplicado moderno del certificado y, a continuación, certificarlo con la apostilla en el Ministerio de Justicia (los documentos también se pueden presentar a través de los centros ASAN xidmət).
Al expedir un duplicado, la oficina del Registro Civil sustituirá automáticamente el nombre soviético de una ciudad (por ejemplo, Kirovabad) por su denominación moderna (Ganja). Si el nombre antiguo figura en algún otro documento de su expediente (certificados académicos, pasaportes), se generará un serio conflicto legal.
Apostilla en Bielorrusia
En Bielorrusia, desde 2022 no se fijan apostillas en los originales de los certificados de nacimiento de formato soviético. Las personas nacidas en la RSS de Bielorrusia deben obtener un duplicado de formato moderno, el cual se apostilla posteriormente en el Ministerio de Asuntos Exteriores.
El principal obstáculo es el Decreto n.º 278. Tras su aprobación, resulta imposible otorgar un poder notarial en un consulado bielorruso en el extranjero: los documentos emitidos por notarios extranjeros ya no son aceptados dentro de Bielorrusia por el Registro Civil. La única forma de obtener un duplicado a distancia es conservar un poder notarial antiguo otorgado en territorio bielorruso antes de su salida del país.
Los ciudadanos de Bielorrusia pueden solicitar la apostilla en persona o mediante un poder notarial otorgado ante un notario bielorruso.
Dado que los representantes de la oposición bielorrusa que viven en el extranjero temen viajar a Bielorrusia, varios países (entre ellos Polonia) permiten de forma semi-oficial (a través de un sistema de "cartas de excepción") que los ciudadanos bielorrusos utilicen certificados de nacimiento soviéticos sin apostilla. Sin embargo, esta práctica es inestable y surgen disputas constantemente al presentar dichos documentos.
Apostilla en Estonia
En Estonia no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un «certificado de hechos del estado civil» en la oficina del Registro Civil en persona, por correo electrónico o a través de su portal especializado. En Estonia, los documentos del Registro Civil son apostillados por notarios.
Los extractos de archivo y los duplicados se expiden estrictamente en los idiomas oficiales del Estado (letón, lituano, estonio) o en formularios multilingües especiales de la CIEC (para la UE). Encargar una traducción al ruso dentro de estos países para su uso posterior no tiene sentido, ya que tendrá que realizarse nuevamente en el país de destino.
Apostilla en Georgia
En Georgia no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un duplicado a través del sistema de servicios públicos (la Casa de la Justicia). La apostilla se puede gestionar a través de la misma entidad.
Si nació en el territorio de Abjasia o Osetia del Sur durante el período soviético, la Casa de la Justicia de Georgia no podrá expedirle un duplicado, ya que los archivos no están accesibles. En este caso, la legalización solo es posible mediante un largo proceso judicial para la determinación del hecho del nacimiento.
Apostilla en Kazajistán
En Kazajistán no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento a través de la Corporación Estatal «Gobierno para los Ciudadanos» (Centros de Atención a la Población — TsON). La apostilla se puede gestionar a través del mismo organismo.
Para presentar una solicitud de duplicado a través de un centro TsON o del portal eGov, una persona no residente debe obtener previamente un IIN (número de identificación individual de Kazajistán) de forma remota. Sin este número digital, el sistema simplemente no procesará la solicitud enviada por su representante.
Apostilla en Kirguistán
En Kirguistán no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Esta regla está oficialmente recogida en la normativa legal pública.
Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento a través de la aplicación Tunduk, eligiendo la entrega a domicilio o la recogida presencial del documento. En Kirguistán, los certificados de nacimiento son apostillados por el Ministerio de Justicia.
La tramitación remota a través de Tunduk funciona perfectamente solo para aquellas personas cuyos datos de la época soviética ya hayan sido digitalizados e introducidos en el Registro Estatal Unificado de la Población. Si no existe un registro en la base de datos, su representante con poder notarial deberá acudir personalmente a la oficina del Registro Civil y buscar en los archivos físicos en papel.
Apostilla en Letonia
En Letonia no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento a través del portal de servicios públicos o en las oficinas del Registro Civil. En Letonia, los certificados son apostillados por notarios jurados.
Los extractos de archivo y los duplicados se expiden estrictamente en los idiomas oficiales del Estado (letón, lituano, estonio) o en formularios multilingües especiales de la CIEC (para la UE). Encargar una traducción al ruso dentro de estos países para su uso posterior no tiene sentido, ya que tendrá que realizarse nuevamente en el país de destino.
Apostilla en Lituania
En Lituania no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un certificado especial (un extracto del registro del estado civil). En Lituania, los certificados de nacimiento se apostillan en las notarías.
Los extractos de archivo y los duplicados se expiden estrictamente en los idiomas oficiales del Estado (letón, lituano, estonio) o en formularios multilingües especiales de la CIEC (para la UE). Encargar una traducción al ruso dentro de estos países para su uso posterior no tiene sentido, ya que tendrá que realizarse nuevamente en el país de destino.
Apostilla en Moldavia
En Moldavia no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. A nivel normativo, la república ha establecido la prohibición de apostillar documentos del Registro Civil expedidos antes de 2008. Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado en la oficina del Registro Civil de su lugar de residencia, en la dirección general del Registro Civil o a través del portal de servicios públicos. En Moldavia, los certificados de nacimiento son apostillados por el Ministerio de Justicia a través de un servicio especial de apostilla electrónica.
Un problema particular es Transnistria. Los documentos emitidos en la República Moldava Pridnestroviana (PMR) no son reconocidos en ninguna parte del mundo. Las personas nacidas allí deben pasar por un procedimiento de «transformación»: confirmar el hecho del nacimiento en Chisináu, obtener un duplicado moldavo y apostillar este último.
Apostilla en Tayikistán
En Tayikistán no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento en la oficina del Registro Civil. En Tayikistán, el certificado de nacimiento es apostillado por el Ministerio de Justicia.
El principal problema aquí es la conservación de los archivos soviéticos. Se ha perdido una enorme cantidad de registros de las décadas de 1970 y 1980 o se rellenaron con importantes errores en los apellidos, por lo que la obtención de un duplicado a través del Registro Civil a menudo requiere la búsqueda manual de documentos en los archivos departamentales.
Legalización consular en Turkmenistán
Turkmenistán no forma parte del Convenio de La Haya de 1961, por lo que el procedimiento de la apostilla no se aplica en su territorio. Para legalizar un certificado de nacimiento, es necesario acudir al Ministerio de Asuntos Exteriores y, posteriormente, al consulado (sección consular de la embajada) del Estado en el que se pretende utilizar el documento. En cuanto a la posibilidad de legalizar un certificado de estilo soviético, se puede encontrar información contradictoria en Internet. Existen referencias a la legalización consular de certificados soviéticos, pero resulta más seguro y fiable solicitar un duplicado a través de las oficinas del Registro Civil.
Apostilla en Ucrania
Desde 2023, Ucrania oficialmente no acepta ningún documento de la URSS para su apostillado, incluidos los certificados de nacimiento. Es necesario solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento en la oficina del Registro Civil. En Ucrania, los certificados de nacimiento son aceptados para su apostillado en las oficinas del Registro Civil o ante notario.
Para los ciudadanos de Rusia o las personas que tengan sellos de entrada/salida de fronteras rusas o bielorrusas en su pasaporte, el proceso de obtención de duplicados está prácticamente bloqueado. Las autoridades gubernamentales ucranianas no aceptan ningún poder notarial otorgado en Rusia o en consulados rusos en el extranjero: el documento debe ser otorgado estrictamente ante un notario europeo y llevar la apostilla correspondiente.
Apostilla en Uzbekistán
En Uzbekistán no es posible apostillar el original de un certificado de nacimiento de formato soviético. Debe solicitar un duplicado de formato moderno del certificado de nacimiento en la oficina del Registro Civil. En Uzbekistán, el certificado de nacimiento es apostillado por las autoridades territoriales de justicia.
Además de que los archivos soviéticos a menudo se han perdido o contienen errores, existe una trampa considerable relacionada con la desaparición del patronímico. En el campo "nombre" escribirán, por ejemplo, Artur, mientras que el campo "patronímico" en el nuevo formulario puede quedar simplemente en blanco. Cuando este duplicado apostillado llega a Alemania, España o Israel, el funcionario dirá: «En su documento soviético antiguo usted figura como Artur Borísovich, pero aquí aparece solo como Artur. Se trata de dos personas distintas». A continuación, tendrá que obtener un certificado adicional que confirme que se trata de la misma persona.
¿Qué es una apostilla?
¿Qué es una apostilla? ¿Por qué la necesito? ¿Cómo la obtengo? Nuestro video le explicará todo lo que necesita saber sobre la apostilla. Si tiene un documento que requiere legalización con apostilla para su uso en el extranjero, ¡Schmidt & Schmidt le prestará asistencia! Ofrecemos servicios de apostilla en más de 100 países de todo el mundo.
Traducción del certificado de nacimiento
Cuando se utiliza un certificado de nacimiento en un país extranjero, generalmente se requiere una traducción oficial: jurada, legalizada o certificada, según los requisitos de la legislación del país de destino.
La traducción de un certificado de nacimiento exige un cuidado especial: los nombres de pila, apellidos y toponímicos deben plasmarse con precisión y de conformidad con las normas de transliteración aceptadas en el país de destino. Para evitar imprecisiones, la traducción realizada se somete a un procedimiento de verificación respecto al documento original.
Según los requisitos de la entidad receptora, la traducción oficial puede adjuntarse al original apostillado o a una copia notarial del certificado.
Envío de documentos desde los Estados postsoviéticos
Si vive fuera del país donde se emitió el certificado de nacimiento, la obtención remota de un duplicado y de la apostilla es perfectamente factible. A pesar de la compleja situación internacional, el envío de documentos desde la mayoría de los Estados postsoviéticos es posible, aunque en varios destinos se realiza en distintas fases.
Las empresas especializadas se encargan del ciclo completo: solicitud del duplicado en las oficinas del Registro Civil, obtención de la apostilla, traducción y entrega de los documentos tramitados en el país de residencia del solicitante.
¿Cómo podemos ayudarle?
Si se encuentra fuera del país donde se emitió su certificado de nacimiento soviético, Schmidt & Schmidt está dispuesta a hacerse cargo de todo el proceso de legalización del documento.
Ofrecemos una gama completa de servicios: obtención del duplicado del certificado en las oficinas del Registro Civil, trámite de la apostilla, traducción jurada/notariada, legalización consular en caso necesario y entrega de los documentos finalizados a la mayoría de los países del mundo.
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