Schmidt & Schmidt cubre todo el espectro de servicios de legalización para documentos emitidos en Estonia.
Estonia se unió al Convenio de La Haya sobre la Autenticación Simplificada de Documentos el 11 de diciembre del 2000; el Convenio entró en vigor el 30 de septiembre de 2001.
“La apostilla, o "apostilla de La Haya", es un certificado que autentica el origen de un documento público (por ejemplo, un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, un extracto de un registro o una certificación notarial). Confirma la autenticidad de la firma y la autoridad de un funcionario que firmó el documento público.
Los documentos emitidos en Estonia y certificados con una apostilla de acuerdo con el Convenio de La Haya de 1961 son reconocidos en todos los Estados miembros del Convenio de La Haya y no requieren ninguna otra forma de certificación, como la legalización consular, lo que reduce considerablemente los costos y el tiempo requerido para la certificación de documentos. Hasta el momento, más de 120 estados se han unido al Convenio.
La apostilla no es suficiente para su uso en los estados que no son parte del Convenio de La Haya. En este caso, se aplica la legalización consular a un documento público.
Autoridades Competentes designadas para emitir certificados de apostilla en Estonia:
En Estonia, los notarios, supervisados por el Ministerio de Justicia, han sido designados como la autoridad competente para emitir apostillas. El Ministerio de Justicia suele proporcionar información de contacto para los 100 Notarios. Mientras que el Ministerio de Justicia ejerce el control de supervisión sobre los mismos, ni el propio Ministerio ni ningún otro Ministerio emitirán apostillas. La responsabilidad de mantener el registro descrito en el Artículo 7 de la Convención ha sido confiada a la Cámara de Notarios, siguiendo las directrices establecidas por el Ministro de Justicia.
Además, en diciembre de 2017, la Cámara de Notarios de Estonia introdujo la emisión de e-Apostillas y presentó un Registro electrónico de categoría 2 como parte del Programa de Apostilla Electrónica (e-APP) bajo la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961 sobre la Eliminación del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros (Convención de Apostilla). A través del nuevo sitio web, los usuarios pueden solicitar tanto e-Apostillas como Apostillas en papel y verificar la autenticidad de las Apostillas registradas en el e-Registro.
La apostilla en Estonia es un sello cuadrado en estonio con el encabezado obligatorio "Apostille" y una referencia al Convenio de La Haya de 1961 en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Los lados del certificado de apostilla tendrán al menos 9 centímetros de largo.
Types of documents
| Pueden ser apostillados | No pueden ser apostillados |
|---|---|
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Aspectos específicos y requisitos de documentos para la apostilla en Estonia
El proceso de apostillado puede variar dependiendo del Estado emisor y el Estado de destino, pero normalmente para certificar un documento mediante apostilla en Estonia, se deben seguir los siguientes pasos:
- Obtención del documento original a apostillar;
- Verificación de la firma del documento por un organismo autorizado;
- Emisión de una apostilla para el documento por un organismo autorizado;
- Presentación del documento junto con la apostilla en el Estado de destino
Este proceso puede llevar tiempo, especialmente si incluye varios documentos y diferentes países. Para garantizar un proceso de apostilla fluido y preciso, se recomienda buscar la orientación de especialistas familiarizados con los requisitos y procedimientos. Su experiencia puede ayudar a evitar demoras y errores en la obtención de documentos apostillados.
Requisitos de documentos que pueden aplicar
- El documento debe ser el original o una copia certificada emitida por una autoridad competente
- El documento debe contener toda la información relevante y precisa
- La apostilla debe ser colocada por la autoridad competente designada de acuerdo con las regulaciones
La apostilla es emitida en un formato uniforme. En Estonia, tiene la forma de una pegatina impresa con la firma manuscrita de un funcionario, un sello oficial y un holograma.
Desde el 1 de diciembre de 2017, Estonia ha introducido las E-Apostillas a través de Notarite Koda. Estas apostillas digitales simplifican los procesos de solicitud, emisión y validación tanto para documentos en papel como digitales. Los notarios firman digitalmente las E-Apostillas, lo que permite la verificación en línea en tiempo real por parte de las autoridades en el país receptor. Los destinatarios reciben un enlace para verificar la autenticidad de la apostilla y ver el documento.
Para casos en los cuales la apostilla no es reconocida, los titulares de documentos extranjeros deberán en su lugar legalizarlos. Sin embargo, si el Estado de destino del documento reconoce y emite apostillas, la legalización es innecesaria.
Legalización de documentos educacionales estonios para su uso en el extranjero
En Estonia, el Ministerio de Educación e Investigación tiene la autoridad para legalizar documentos educacionales. Los siguientes documentos educacionales originales generalmente deberían ser legalizados:
- Certificados, diplomas de graduación e informes de resultados.
- Diplomas e informes académicos.
- Certificados de competencia en estonio.
- Documentos emitidos por el Ministerio de Educación e Investigación y otras autoridades gubernamentales relevantes.
No hay distinción entre documentos de instituciones educativas estatales y privadas. Se aplican requisitos unificados a ambos, incluidos los emitidos por instituciones con licencias educativas (escuelas básicas, escuelas secundarias superiores, instituciones de educación vocacional) y aquellos basados en planes de estudio acreditados (instituciones de educación superior profesional, universidades). El manejo oficial de los procedimientos de apostillado por parte del Ministerio verifica la presencia de licencias educativas y la acreditación de planes de estudio.
Los documentos educacionales originales, como diplomas, certificados de graduación y certificados, son apostillados por el Ministerio de Educación e Investigación. Después de la certificación mediante apostilla, los ciudadanos pueden solicitar copias notariadas de un notario público, que luego son certificadas nuevamente mediante apostilla en el Ministerio de Justicia (autorizado para documentos judiciales, actos notariales, copias notariadas y traducciones).
En Estonia, la práctica recomienda apostillar primero los documentos educativos originales, seguidos de copias notariadas certificadas en el Ministerio de Justicia.
Tenga en cuenta que el proceso y los requisitos anteriores pueden estar sujetos a cambios según las regulaciones y políticas vigentes.
Reconocimiento de la autenticidad de documentos públicos dentro de la UE
Estonia ha establecido tratados de asistencia legal con :
- Letonia, Lituania, Polonia, Ucrania , y Rusia, según los cuales ciertos documentos están exentos de la certificación de apostilla.
Los estados contratantes de la Convención de Viena de la CIEC del 08.09.1976 (la emisión de extractos multilingües de los registros civiles: certificados de nacimiento, matrimonio, y certificado de defunción) son:
- Austria, Alemania, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Estonia, Francia, Italia, Cabo Verde, Chipre, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Holanda, Polonia, Portugal, Rumania, Suiza, Serbia, Eslovenia, España , Turquía.
Los documentos emitidos por países que adhieren a la Convención sobre la Supresión de la Legalización de Documentos en los Estados Miembros de las Comunidades Europeas. Esto incluye países como Francia, Bélgica, Estonia, Irlanda, Italia y Letonia. Los documentos públicos intercambiados entre Estonia y estos países están exentos de la certificación de apostilla.
Extractos de datos de estadísticas vitales. Desde julio de 2012, el acuerdo entre Estonia y Finlandia ha eliminado la necesidad de apostillas para extractos de datos de estadísticas vitales. Esto incluye documentos como certificados de nacimiento, certificados de defunción, certificados de matrimonio, certificados de divorcio, certificados de capacidad para casarse, certificados de cambio de nombre y extractos del registro de población. Estos extractos, emitidos en inglés, se pueden obtener de los gobiernos de condado en toda Estonia. A partir del 1 de enero de 2018, todas las unidades de gobierno local de los centros de condado también emitirán estos extractos.
Regulación sobre documentos públicos (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016
Además, la Regulación (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016 sobre documentos públicos simplifica la circulación de ciertos documentos públicos que deben ser presentados en un Estado miembro de la UE y que han sido emitidos en otro Estado miembro de la UE, eximiendo así a los documentos públicos de la confirmación de autenticidad mediante apostilla con el objetivo de reducir la carga administrativa y los costos para los ciudadanos.
Legalización consular de documentos estonios para su uso en el extranjero
La legalización consular es el proceso de autenticar o certificar un documento legal para que el sistema legal de un país extranjero lo reconozca con pleno efecto legal, y es llevado a cabo por la misión diplomática o consular del país en el que se va a utilizar el documento.
La legalización consular es más compleja, lleva más tiempo y es más costosa que el procedimiento del apostillado. Mientras que la apostilla generalmente se emite en un solo paso, la legalización consular requiere varias pre-certificaciones antes de que un documento público pueda ser certificado en la embajada o consulado del país de destino.
Es un requisito común que el documento tenga que ser traducido al idioma oficial del país de destino antes de su presentación a la embajada. Depende de la misión diplomática decidir sobre el procedimiento de autenticación..
Las principales diferencias entre una apostilla y la legalización consular de documentos
La característica común entre la apostilla y la legalización consular es que autentican un documento oficial para su presentación ante instituciones en otro país. Sin embargo, tienen muchas diferencias.
| Apostilla | Legalización consular | |
|---|---|---|
| Efecto legal | Efecto legal Puede ser utilizado en todos los países que son parte del Convenio de La Haya sobre la Legalización Simplificada de Documentos. | Se utiliza entre Estados uno o ambos de los cuales no son miembros del Convenio de La Haya, o donde uno de los Estados contratantes ha protestado la adhesión del otro. |
| Dificultad | Moderada. Para obtener una apostilla, contacte a la autoridad competente de apostilla del estado de origen del documento. | Alta. Para la legalización consular, se requiere la participación de varias autoridades internas y una misión diplomática del estado de destino. |
| Precertificación | Por lo general, no es requerida. | Es obligatoria. |
| Atestación en la embajada del estado de destino en el estado de origen del documento | No es necesario contactar al consulado del país de destino. | Es el paso final de la legalización. |
Apostilla y legalización consular en todas las ciudades de Estonia
Schmidt & Schmidt ofrece servicios de apostilla y legalización consular para documentos públicos originarios de todas las regiones de Estonia. Nos encargamos de todo el proceso, desde la revisión de documentos hasta la obtención de las certificaciones necesarias, garantizando que sus documentos sean válidos y reconocidos internacionalmente. Con nuestros servicios confiables, puede utilizar sus documentos públicos estonios en el extranjero con confianza.
Obtención de documentos de Estonia
Si los documentos importantes se pierden o se dañan, o si se necesitan copias actuales de los documentos, es necesario volver a emitir los documentos. No es raro que las personas fuera de Estonia encuentren dificultades para obtener nuevos documentos cuando están en el extranjero. Nuestros consultores le ayudarán a obtener nuevos documentos de Estonia de forma remota, y podemos organizar el envío de sus documentos por mensajería a cualquier lugar del mundo.
Traducción certificada de documentos de Estonia
Las copias y transcripciones de documentos de estado civil pueden ser traducidas a cualquier idioma por un traductor jurado en Estonia o la traducción puede realizarse en el país de destino. Ofrecemos traducciones certificadas de documentos de estado civil con certificación adicional. El costo del trabajo se calcula según el volumen del documento en cuestión.
¿Debe la traducción ser apostillada?
Cualquier documento extranjero emitido en un país y utilizado en otro país debe ser legalizado para su uso en el extranjero. Por lo tanto, la autenticidad de una traducción certificada de Estonia debe ser certificada por una apostilla. En consecuencia, muchas autoridades pueden no aceptar traducciones certificadas de Estonia si la traducción no ha sido autenticada correctamente en el país de origen para su uso en el extranjero. Para evitar esta confusión, es mejor realizar las traducciones en el estado de destino del documento.
