Schmidt & Schmidt cubre todo el espectro de servicios de legalización para documentos emitidos en Italia.
Italia se unió al Convenio de La Haya sobre la Autenticación Simplificada de Documentos el 13 de diciembre de 1977; el Convenio entró en vigor el 11 de febrero de 1978.
“La apostilla, o "apostilla de La Haya", es un certificado que autentica el origen de un documento público (por ejemplo, un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, un extracto de un registro o una certificación notarial). Confirma la autenticidad de la firma y la autoridad de un funcionario que firmó el documento público.
Los documentos emitidos en Italia y certificados con una apostilla de acuerdo con el Convenio de La Haya de 1961 son reconocidos en todos los Estados miembros del Convenio de La Haya y no requieren ninguna otra forma de certificación, como la legalización consular, lo que reduce considerablemente los costos y el tiempo requerido para la certificación de documentos. Hasta el momento, más de 120 estados se han unido al Convenio.
La apostilla no es suficiente para su uso en los estados que no son parte del Convenio de La Haya. En este caso, se aplica la legalización consular a un documento público.
Autoridades Competentes designadas para emitir certificados de apostilla en Italia
Para los Estados miembro del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, existe un procedimiento alternativo al proceso de legalización de documentos públicos extranjeros a través de una "apostilla". En Italia, hay algunas autoridades competentes designadas de las cuales se puede obtener una apostilla para sus documentos oficiales. La apostilla es aplicable a documentos emitidos por o que deben ser validados en uno de los países miembros; estos documentos pueden ser adheridos con el sello de Apostilla.
Los ciudadanos de estos países no necesitan visitar una oficina consular para la legalización, sino que pueden acudir a la autoridad nacional competente designada por cada Estado, que generalmente es el Ministerio de Asuntos Exteriores, para obtener una apostilla. Esta apostilla garantiza la validez y el reconocimiento del documento en Italia.
La emisión de apostillas en Italia es llevada a cabo por las siguientes autoridades:
- El fiscal público en los tribunales, dentro de la jurisdicción donde se emitieron los documentos: esto se aplica a documentos judiciales, documentos de estado civil y actas notariales
- El prefecto con jurisdicción territorial, el Presidente de la Región para Valle de Aosta y el Comisario del Gobierno para las provincias de Trento y Bolzano: esto se aplica a todos los demás documentos administrativos cubiertos por el Convenio
La Fiscalía en los Tribunales maneja el proceso de legalización para los actos firmados por Notarios o Funcionarios de la Cancillería.
Por otro lado, las Prefecturas son responsables de legalizar documentos firmados por otras Autoridades italianas, incluidos Funcionarios del Registro Civil o instituciones educativas.
La apostilla en Italia es un sello cuadrado en italiano con el encabezado obligatorio "Apostille" y una referencia al Convenio de La Haya de 1961 en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Los lados del certificado de apostilla tendrán al menos 9 centímetros de largo.
Tipos de Documentos
| Pueden ser apostillados | No pueden ser apostillados |
|---|---|
|
|
Aspectos específicos y requisitos de documentos para la apostilla en Italia
Italia es uno de los 120 países que reconocen y emiten apostillas de acuerdo con el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961. La apostilla sirve como confirmación del estado oficial de un documento.
Requisitos del documento para su apostillado en Italia
Desde 2006, Italia forma parte del Programa de Apostilla Electrónica (e-APP), lo que significa que respalda la emisión electrónica y la verificación de apostillas en todo el mundo.
Además, según el Convenio de Apostilla, las apostillas deben recibir números consecutivos, con cada apostilla emitida teniendo su propio número único. Una Apostilla incluye un sello y 10 detalles esenciales, que son los siguientes:
- Nombre del país que emite el documento
- Nombre de la persona que firmó el documento
- Capacidad en la que actuó el firmante
- Nombre de la autoridad que colocó el sello o estampa (para documentos no firmados)
- Lugar de certificación
- Fecha de certificación
- Autoridad emisora
- Número de certificado
- Sello o estampa de la autoridad emisora
- Firma de la autoridad emisora
Tenga en cuenta que obtener una apostilla puede llevar bastante tiempo, por lo que es recomendable prepararse con anticipación si necesita legalizar documentos con una apostilla para usar en un país extranjero.
Legalización de documentos educacionales italianos para su uso en el extranjero
Para que los documentos educacionales emitidos en Italia, como boletines escolares, certificados de grado universitario, expedientes académicos, certificados de matrícula y otros certificados de escuelas o universidades, sean válidos y reconocidos en el extranjero, deben pasar por un proceso de certificación a través de la legalización.
Dependiendo del país de destino y los requisitos específicos, pueden ser necesarios varios tipos de legalización para documentos italianos.
Lo más probable es que necesite elegir entre uno de los siguientes:
- Traducción jurada: Traducción del documento por un traductor certificado.
- Apostilla: para obtener más información sobre la apostilla, consulta las secciones anteriores.
- Legalización: los detalles del proceso dependen de los acuerdos entre Italia y el país de destino.
Los procedimientos de legalización están diseñados para verificar la autenticidad del documento. La legalización entra en juego después de traducir documentos para países extranjeros. También implica validar la firma. En Italia, generalmente la legalización de documentos es responsabilidad de la Prefectura (Prefettura).
La Fiscalía del distrito donde se encuentra el notario o la oficina judicial tiene jurisdicción sobre los actos realizados por notarios, funcionarios judiciales y secretarios de juzgado.
Los solicitantes que buscan la legalización de documentos en Italia tienen dos opciones:
- Enviar el documento por correo a la Prefectura, junto con un sobre vacío, franqueado y con dirección propia, para la devolución del documento;
- Solicitar una cita y visitar personalmente la Prefectura para solicitar la legalización.
Reconocimiento de la autenticidad de documentos públicos dentro de la UE
La legalización de documentos puede no ser necesaria para actas y certificados emitidos por países que han firmado acuerdos específicos. A continuación, se presenta una lista de acuerdos internacionales que proporcionan exenciones de los requisitos de legalización:
- Convención entre Italia y San Marino (31 de marzo de 1939): Italia, San Marino;
- Convención de París (27 de septiembre de 1956): Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Croacia, Francia, Alemania, Italia, Luxemburgo, Macedonia, Montenegro, Países Bajos, Portugal, Serbia, Eslovenia, Suiza y Turquía;
- Convención de Luxemburgo (27 de septiembre de 1957): Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Portugal, Suiza y Turquía;
- Acuerdo entre Italia y Suiza (16 de noviembre de 1966): Italia, Suiza;
- Convención de Londres (7 de junio de 1968): Austria, Bélgica, Chipre, Estonia, Francia, Alemania, Gran Bretaña (incluida la Isla de Man), Grecia, Irlanda, Italia, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Moldavia, Noruega, Países Bajos (incluidas las Antillas Neerlandesas y Aruba), Polonia, Portugal, República Checa, Rumania, España, Italia, Suiza y Turquía;
- Convención entre Italia y Alemania (7 de junio de 1969): Italia, Alemania;
- Convención de Atenas (15 de septiembre de 1977): Austria, Francia, Grecia, Italia, Luxemburgo, Países Bajos, Polonia, Portugal, España y Turquía;
- Convención de Múnich (5 de septiembre de 1980): Austria, Alemania, Grecia, Italia, Luxemburgo, Moldavia, Países Bajos, Portugal, España, Suiza y Turquía;
- Acuerdo entre Italia y España (10 de octubre de 1983): Italia, España;
- Convención de Bruselas (25 de mayo de 1987): Bélgica, Dinamarca (excepto Groenlandia e Islas Feroe), Estonia, Francia, Irlanda, Italia y Letonia;
- Acuerdo entre Italia y Argentina (9 de diciembre de 1987): Italia, Argentina;
- Acuerdo entre Italia y Austria (29 de marzo de 1990): Italia, Austria;
- Acuerdo entre Italia y Hungría (26 de mayo de 1977): Italia, Hungría.
Los estados contratantes de la Convención de Viena de la CIEC del 08.09.1976 (la emisión de extractos multilingües de los registros civiles: certificados de nacimiento, matrimonio, y certificado de defunción) son:
- Austria, Alemania, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Estonia, Francia, Italia, Cabo Verde, Chipre, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Holanda, Polonia, Portugal, Rumania, Suiza, Serbia, Eslovenia, España , Turquía .
Regulación sobre documentos públicos (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016
Además, la Regulación (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016 sobre documentos públicos simplifica la circulación de ciertos documentos públicos que deben ser presentados en un Estado miembro de la UE y que han sido emitidos en otro Estado miembro de la UE, eximiendo así a los documentos públicos de la confirmación de autenticidad mediante apostilla con el objetivo de reducir la carga administrativa y los costos para los ciudadanos.
Legalización consular de documentos italianos para su uso en el extranjero
La legalización consular es el proceso de autenticar o certificar un documento legal para que el sistema legal de un país extranjero lo reconozca con pleno efecto legal, y es llevado a cabo por la misión diplomática o consular del país en el que se va a utilizar el documento.
Para legalizar documentos extranjeros para su uso en Italia, se debe presentar una solicitud en un representante diplomático o consulado italiano en su país de origen. Este proceso, conocido como legalización consular, es necesario cuando no hay Convenios Internacionales en vigor. En tales casos, los solicitantes dependen de la asistencia de las Instituciones Diplomáticas.
Sin embargo, si corresponde, ciertos Convenios Internacionales pueden eximir a las personas de todo el proceso de legalización cuando los países involucrados son parte de acuerdos específicos. Los Convenios que eliminan la necesidad de legalización incluyen:
- Convención sobre la Gratuita Emision y Dispensa de Legalización de Registros de Estado Civil
- Convención relativa a la abolición de la legalización de documentos públicos extranjeros
- Convención Europea
- Convención sobre la dispensa de legalización para ciertos actos y documentos
- Convención sobre la abolición de la legalización de documentos en los Estados miembros de las Comunidades Europeas
Legalización consular de documentos italianos para su uso en el extranjero
La legalización consular es más compleja, lleva más tiempo y es más costosa que el procedimiento del apostillado. Mientras que la apostilla generalmente se emite en un solo paso, la legalización consular requiere varias pre-certificaciones antes de que un documento público pueda ser certificado en la embajada o consulado del país de destino.
Es un requisito común que el documento tenga que ser traducido al idioma oficial del país de destino antes de su presentación a la embajada. Depende de la misión diplomática decidir sobre el procedimiento de autenticación.
Las principales diferencias entre una apostilla y la legalización consular de documentos
La característica común entre la apostilla y la legalización consular es que autentican un documento oficial para su presentación ante instituciones en otro país. Sin embargo, tienen muchas diferencias.
| Apostilla | Legalización consular | |
|---|---|---|
| Efecto legal | Efecto legal Puede ser utilizado en todos los países que son parte del Convenio de La Haya sobre la Legalización Simplificada de Documentos. | Se utiliza entre Estados uno o ambos de los cuales no son miembros del Convenio de La Haya, o donde uno de los Estados contratantes ha protestado la adhesión del otro. |
| Dificultad | Moderada. Para obtener una apostilla, contacte a la autoridad competente de apostilla del estado de origen del documento. | Alta. Para la legalización consular, se requiere la participación de varias autoridades internas y una misión diplomática del estado de destino. |
| Precertificación | Por lo general, no es requerida. | Es obligatoria. |
