Schmidt & Schmidt cubre todo el espectro de servicios de legalización para documentos emitidos en Polonia.
Polonia se unió al Convenio de La Haya sobre la Autenticación Simplificada de Documentos el 19 de noviembre de 2004; el Convenio entró en vigor el 14 de agosto de 2005.
“La apostilla, o "apostilla de La Haya", es un certificado que autentica el origen de un documento público (por ejemplo, un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, un extracto de un registro o una certificación notarial). Confirma la autenticidad de la firma y la autoridad de un funcionario que firmó el documento público.
Los documentos emitidos en Polonia y certificados con una apostilla de acuerdo con el Convenio de La Haya de 1961 son reconocidos en todos los Estados miembros del Convenio de La Haya y no requieren ninguna otra forma de certificación, como la legalización consular, lo que reduce considerablemente los costos y el tiempo requerido para la certificación de documentos. Hasta el momento, más de 120 estados se han unido al Convenio.
La apostilla no es suficiente para su uso en los estados que no son parte del Convenio de La Haya. En este caso, se aplica la legalización consular a un documento público.
Autoridades Competentes designadas para emitir certificados de apostilla en Polonia:
Solo hay unas pocas autoridades competentes designadas de las cuales se puede obtener una certificación mediante apostilla para documentos oficiales en Polonia. Algunos de ellos incluyen:
- Ministerio de Asuntos Exteriores (Ministerstwo Spraw Zagranicznych): autoridad clave competente para emitir apostillas en Polonia. Se encarga de una amplia gama de documentos, garantizando su autenticidad y validez para uso internacional
- Agencia Nacional de Intercambio Académico (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej; NAWA): principalmente responsable de apostillar calificaciones académicas como certificados de graduación, diplomas de doctorado y postdoctorado, así como sus duplicados y copias
- Ministerio de Cultura y Patrimonio Nacional (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego): su Departamento de Educación Artística está autorizado para apostillar documentos emitidos por escuelas de arte. Esto incluye certificados, diplomas, registros de cursos y autenticaciones emitidas por escuelas de arte, destinadas a transacciones legales con países extranjeros.
- Ministerio de Educación y Ciencia (Ministerstwo Edukacji i Nauki): otra autoridad designada para emitir apostillas para documentos educacionales. Cubre certificados emitidos por escuelas y escuelas profesionales en Polonia, como se especifica en el Artículo 8(5)(2)(c) de la Ley de Educación del 14 de diciembre de 2016
- Superintendentes Escolares (Kuratorium Oświaty): esta organización se encarga de apostillar documentos relacionados con la educación primaria y secundaria, así como instalaciones de educación continua e instalaciones de educación práctica destinadas a transacciones legales con países extranjeros
- Directores de Comisiones Regionales de Exámenes (Okręgowa Komisja Egzaminacyjna): tienen la autoridad para emitir apostillas para ciertos documentos asociados con la educación.
La apostilla en Polonia es un sello cuadrado en polaco con el encabezado obligatorio "Apostille" y una referencia al Convenio de La Haya de 1961 en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Los lados del certificado de apostilla tendrán al menos 9 centímetros de largo.
Tipos de Documentos
| Pueden ser apostillados | No pueden ser apostillados |
|---|---|
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Specific aspects and document requirements for the apostille in Poland
Polonia es uno de los 120 países que reconocen y emiten apostillas de acuerdo con el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961. La apostilla sirve como confirmación del estado oficial de un documento.
Requisitos de los documentos para ser certificados mediante apostilla en Polonia
- El documento debe ser el original o una copia certificada emitida por una autoridad competente
- El documento debe contener toda la información relevante y precisa
- El documentos debe estar escrito en el idioma oficial del Estado emisor o traducido al idioma oficial del Estado en el que se solicita la apostilla
- La apostilla debe ser colocada por la autoridad competente designada de acuerdo con las regulaciones
La apostilla es emitida en un formato uniforme. En Polonia, tiene la forma de una pegatina impresa con la firma manuscrita de un funcionario, un sello oficial y un holograma.
Legalización de documentos educacionales polacos para su uso en el extranjero
Para que los documentos educacionales emitidos en Polonia, como boletines escolares, certificados de grado universitario, expedientes académicos, certificados de matrícula y otros certificados de escuelas o universidades, sean válidos y reconocidos en el extranjero, deben pasar por un proceso de certificación a través de la legalización o la apostilla. El proceso de certificación es llevado a cabo por el Ministerio de Asuntos Exteriores de Polonia.
Los certificados pueden ser legalizados o apostillados por:
- El cónsul de la República de Polonia que tenga jurisdicción con respecto al territorio requerido;
- Las autoridades educativas del estado en el territorio;
- Una representación diplomática u oficina consular acreditada en la República de Polonia o en cualquier estado miembro de la UE, de la OCDE o del EEE: donde se emitió el certificado, también pueden proporcionar servicios de legalización o apostilla. Esto se aplica específicamente a certificados o documentos que otorgan elegibilidad para la admisión a programas de educación superior en los países relevantes.
La legalización implica presentar el documento original al Ministerio, verificarlo y dotarlo con una etiqueta impresa. Los requisitos específicos dependen de las regulaciones del país de destino. Es recomendable consultar a las autoridades pertinentes o buscar ayuda profesional de organizaciones competentes.
Reconocimiento de la autenticidad de documentos públicos dentro de la UE
Documentos multilingües (bajo la Convención CIEC)
Los estados contratantes de la Convención de Viena de la CIEC del 08.09.1976 (la emisión de extractos multilingües de los registros civiles: certificados de nacimiento, matrimonio, y certificado de defunción) son:
- Austria, Bélgica, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Alemania, Estonia, Francia, Italia, Cabo Verde, Croacia, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Holanda, Polonia, Portugal, Rumania, Suiza, Serbia, Eslovenia, España , y Turquía.
Regulación sobre documentos públicos (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016
Además, la Regulación (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016 sobre documentos públicos simplifica la circulación de ciertos documentos públicos que deben ser presentados en un Estado miembro de la UE y que han sido emitidos en otro Estado miembro de la UE, eximiendo así a los documentos públicos de la confirmación de autenticidad mediante apostilla con el objetivo de reducir la carga administrativa y los costos para los ciudadanos.
Los documentos que pueden estar sujetos a esto son:
- Actos notariales y documentos judiciales: deben ser autenticados por el presidente del tribunal regional competente (sąd okręgowy), los documentos emitidos por tribunales de apelación deben ser autenticados por el presidente del tribunal de apelación competente (sąd apelacyjny);
- Certificados, diplomas, instituciones de educación superior: deben ser autenticados por la Agencia Nacional de Intercambio Académico (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej);
- Certificados, diplomas, autenticaciones emitidas por escuelas de arte: deben ser autenticados por el Ministerio de Cultura y Patrimonio Nacional (Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego);
- Certificados de maestro artesano y certificados de artesano:deben ser autenticados por la Asociación de Artesanía Polaca en Varsovia (Związek Rzemiosła Polskiego);
- Documentos de puntos de consulta y escuelas en el extranjero establecidas por el Ministro de Educación y Ciencia:: deben ser autenticados por el Ministerio de Educación y Ciencia (Ministerstwo Edukacji i Nauki);
- Documentos relacionados con calificaciones médicas (certificados nacionales de examen médico, certificados emitidos por cámaras médicas): deben ser autenticados por el Ministerio de Salud (Ministerstwo Zdrowia);
- Copias del Registro Nacional de la Corte: deben ser autenticadas por el funcionario autorizado de la Información General del Registro de la Corte (Centralna Informacja Krajowego Rejestru Sądowego);
- Documentos comerciales: deben ser autenticados por la Cámara de Comercio de Polonia en Varsovia (Krajowa Izba Gospodarcza) y por las cámaras de comercio regionales.
Legalización consular de documentos polacos para su uso en el extranjero
La legalización consular es el proceso de autenticar o certificar un documento legal para que el sistema legal de un país extranjero lo reconozca con pleno efecto legal, y es llevado a cabo por la misión diplomática o consular del país en el que se va a utilizar el documento.
En casos donde las apostillas no son reconocidas, los poseedores de documentos extranjeros necesitarán en su lugar legalizarlos. Sin embargo, si el país de destino del documento reconoce y emite apostillas, entonces la legalización es innecesaria.
El proceso de legalización generalmente implica algunos pasos adicionales en comparación con obtener una apostilla. Estos pueden incluir:
- Autenticación por la autoridad competente en el país de origen: esto típicamente implica verificar la firma y el sello/estampa en el documento.
- Traducciones y certificaciones adicionales: los documentos pueden necesitar ser traducidos a otro idioma. Deberán ser certificados por un traductor calificado o notario público.
- Legalización consular: el consulado o embajada verificará la autenticidad del documento y adjuntará su propia certificación o sello.
Este procedimiento es necesario cuando el país de destino no reconoce o acepta la certificación mediante apostilla. Uno debe presentar el documento original, junto con cualquier copia requerida o materiales de respaldo, en la oficina consular respectiva. Los funcionarios consulares revisarán el documento, verificarán su autenticidad y adjuntarán su sello o estampa para certificar su validez.
El proceso de legalización consular puede requerir pasos adicionales como obtener traducciones del documento al idioma del país de destino o proporcionar documentación adicional según lo solicitado por la oficina consular.
Dependerá de la misión diplomática decidir sobre el procedimiento de autenticación. Los requisitos y procedimientos específicos para la legalización consular pueden variar según las regulaciones del país de destino.
Las principales diferencias entre una apostilla y la legalización consular de documentos
La característica común entre la apostilla y la legalización consular es que autentican un documento oficial para su presentación ante instituciones en otro país. Sin embargo, tienen muchas diferencias.
| Apostilla | Legalización consular | |
|---|---|---|
| Efecto legal | Efecto legal Puede ser utilizado en todos los países que son parte del Convenio de La Haya sobre la Legalización Simplificada de Documentos. | Se utiliza entre Estados uno o ambos de los cuales no son miembros del Convenio de La Haya, o donde uno de los Estados contratantes ha protestado la adhesión del otro. |
| Dificultad | Moderada. Para obtener una apostilla, contacte a la autoridad competente de apostilla del estado de origen del documento. | Alta. Para la legalización consular, se requiere la participación de varias autoridades internas y una misión diplomática del estado de destino. |
| Precertificación | Por lo general, no es requerida. | Es obligatoria. |
| Atestación en la embajada del estado de destino en el estado de origen del documento | No es necesario contactar al consulado del país de destino. | Es el paso final de la legalización. |
Apostilla y legalización consular en todas las ciudades de Polonia
Si los documentos importantes se pierden o se dañan, o si se necesitan copias actuales de los documentos, es necesario volver a emitir los documentos. No es raro que las personas fuera de Polonia encuentren dificultades para obtener nuevos documentos cuando están en el extranjero. Nuestros consultores le ayudarán a obtener nuevos documentos de Polonia de forma remota, y podemos organizar el envío de sus documentos por mensajería a cualquier lugar del mundo.
Obtención de documentos de Polonia
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Traducción certificada de documentos de Polonia
Las copias y transcripciones de documentos de estado civil pueden ser traducidas a cualquier idioma por un traductor jurado en Polonia o la traducción puede realizarse en el país de destino. Ofrecemos traducciones certificadas de documentos de estado civil con certificación adicional. El costo del trabajo se calcula según el volumen del documento en cuestión.
¿Debe la traducción ser apostillada?
Cualquier documento extranjero emitido en un país y utilizado en otro país debe ser legalizado para su uso en el extranjero. Por lo tanto, la autenticidad de una traducción certificada de Polonia debe ser certificada por una apostilla. En consecuencia, muchas autoridades pueden no aceptar traducciones certificadas de Polonia si la traducción no ha sido autenticada correctamente en el país de origen para su uso en el extranjero. Para evitar esta confusión, es mejor realizar las traducciones en el estado de destino del documento.
