Schmidt & Schmidt cubre todo el espectro de servicios de legalización para documentos emitidos en Finlandia.
Finlandia se unió al Convenio de La Haya sobre la Autenticación Simplificada de Documentos el 27 de junio de 1985; el Convenio entró en vigor el 26 de agosto de 1985.
“La apostilla, o "apostilla de La Haya", es un certificado que autentica el origen de un documento público (por ejemplo, un certificado de nacimiento, matrimonio o defunción, una sentencia, un extracto de un registro o una certificación notarial). Confirma la autenticidad de la firma y la autoridad de un funcionario que firmó el documento público.
Los documentos emitidos en Finlandia y certificados con una apostilla de acuerdo con el Convenio de La Haya de 1961 son reconocidos en todos los Estados miembros del Convenio de La Haya y no requieren ninguna otra forma de certificación, como la legalización consular, lo que reduce considerablemente los costos y el tiempo requerido para la certificación de documentos. Hasta el momento, más de 120 estados se han unido al Convenio.
La apostilla no es suficiente para su uso en los estados que no son parte del Convenio de La Haya. En este caso, se aplica la legalización consular a un documento público.
Autoridades Competentes designadas para emitir certificados de apostilla en Finlandia:
En Finlandia, el proceso de obtener un certificado de Apostilla se lleva a cabo en la Oficina del Registro Local. Si es necesario, también se debe proporcionar una traducción oficial del documento al idioma del país receptor, junto con un certificado de Apostilla adjunto.
Todos los notarios públicos en Finlandia han sido designados como Autoridades Competentes desde el 1 de enero de 1985. Los notarios públicos son nombrados por las Oficinas del Registro Local y ocupan sus cargos de acuerdo con la Ley del Notario Público (893/1996). No hay un registro centralizado de todos los notarios públicos, pero todos trabajan en las Oficinas del Registro Local.
El certificado de Apostilla puede ser adjuntado a documentos públicos, incluidos certificados y documentos emitidos por autoridades públicas. También puede ser adjuntado a traducciones realizadas por un traductor oficial o documentos firmados por un médico. El propósito del certificado de Apostilla es verificar la firma en el documento, la capacidad en la que actuó la persona que firmó el documento y el sello o estampa asociado con el documento. Cabe destacar que el certificado de Apostilla no certifica el contenido del documento.
La apostilla en Finlandia es un sello cuadrado en finlandés con el encabezado obligatorio "Apostille" y una referencia al Convenio de La Haya de 1961 en francés (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Los lados del certificado de apostilla tendrán al menos 9 centímetros de largo.
Tipos de Documentos
| Pueden ser apostillados | No pueden ser apostillados |
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Aspectos específicos y requisitos de documentos para la apostilla en Finlandia
Una Apostilla es necesaria cuando se necesita verificar la capacidad oficial de la persona que firmó un documento. Esta certificación es requerida para documentos destinados a ser presentados ante autoridades públicas en países que son parte del Convenio de la Apostilla.
Una Apostilla solo puede ser obtenida para documentos emitidos por una autoridad pública o una entidad comparable, como traductores autorizados o médicos con licencia. Para documentos privados, una Apostilla puede ser obtenida después de que el notario público haya certificado la competencia del firmante o la autenticidad de la firma.
La Apostilla típicamente solo se requiere para documentos utilizados en el extranjero. En los países nórdicos o dentro de la UE, ciertos documentos generales emitidos por autoridades públicas, como los relacionados con nacimiento, defunción, nombre, matrimonio, residencia o ciudadanía, generalmente no requieren una Apostilla.
Para la obtención de una Apostilla para un documento en Finlandia, se sigue un procedimiento similar, que generalmente implica los siguientes pasos:
- Presentar el documento original en una de las oficinas de la Agencia de Datos Digitales y de Población, ya sea por correo o visitando la agencia en persona.
- Si el país receptor requiere una Apostilla para un documento emitido por una autoridad no pública, el notario público debe certificar primero la autenticidad de su firma o su autoridad para actuar en nombre de la persona que firmó el documento. Una vez completada esta certificación, la Apostilla se puede adjuntar al documento. Si el documento requiere prueba de firma, es necesario hacer una visita personal a la agencia.
- De preferirse entregar el documento en persona, se puede programar una cita con un Notario Público.
Requisitos del documento que podrían aplicar:
- El documento debe llevar el sello original de la autoridad emisora, mostrando claramente el nombre de la autoridad.
- El documento debe incluir la firma y el nombre impreso de la persona que solicitó el sello.
- También se debe indicar el cargo o título oficial de la persona que selló el documento.
Los documentos que se utilizarán en los países nórdicos no necesitan un sello de apostilla. Estos documentos solo necesitan ser certificados por un notario público.
La apostilla es emitida en un formato uniforme. En Finlandia, tiene la forma de una pegatina impresa con la firma manuscrita de un funcionario, un sello oficial y un holograma.
Para casos en los cuales la apostilla no es reconocida, los titulares de documentos extranjeros deberán en su lugar legalizarlos. Sin embargo, si el Estado de destino del documento reconoce y emite apostillas, la legalización es innecesaria.
Legalización de documentos educacionales finlandeses para su uso en el extranjero
Para que los documentos educacionales emitidos en Finlandia, como boletines escolares, certificados de grado universitario, expedientes académicos, certificados de matrícula y otros certificados de escuelas o universidades, sean válidos y reconocidos en el extranjero, deben pasar por un proceso de certificación a través de la legalización o la apostilla. El proceso de certificación es llevado a cabo por el Ministerio de Asuntos Exteriores de Finlandia.
El propósito de la legalización es verificar la firma y certificar la autoridad de la entidad emisora. Este proceso se lleva a cabo en inglés. Es importante tener en cuenta que cada documento que requiera legalización debe llevar la firma original de un funcionario público, con el nombre del firmante escrito en letras mayúsculas. Tenga en cuenta que los documentos descargados e impresos desde los servicios electrónicos de la Agencia de Datos Digitales y de Población no son elegibles para la legalización. Además, los diplomas electrónicos certificados emitidos por universidades no pueden ser legalizados.
Una vez que tu documento haya sido legalizado en el Ministerio de Asuntos Exteriores, debes presentarlo para una verificación adicional en la misión diplomática del país en Helsinki donde planeas utilizar los documentos.
Reconocimiento de la autenticidad de documentos públicos dentro de la UE
Acuerdo de los Países Nórdicos
Si está presentando documentos de uno de los países nórdicos, debe presentar el documento original o una copia certificada del original. La copia puede ser emitida por la misma autoridad que emitió el documento original o por cualquier otra autoridad autorizada en un Estado miembro de la UE que esté permitida para emitir copias certificadas. No es necesario traducir el documento.
Los estados contratantes de la Convención de Viena de la CIEC del 08.09.1976 (la emisión de extractos multilingües de los registros civiles: certificados de nacimiento, matrimonio, y certificado de defunción) son:
- Austria, Alemania, Bosnia-Herzegovina, Bulgaria, Estonia, Francia, Italia, Cabo Verde, Chipre, Lituania, Luxemburgo, Macedonia, Moldavia, Montenegro, Holanda, Polonia, Portugal, Rumania, Suiza, Serbia, Eslovenia, España , Turquía.
Regulación sobre documentos públicos (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016
Además, la Regulación (UE) 2016/1191 del 6 de julio de 2016 sobre documentos públicos simplifica la circulación de ciertos documentos públicos que deben ser presentados en un Estado miembro de la UE y que han sido emitidos en otro Estado miembro de la UE, eximiendo así a los documentos públicos de la confirmación de autenticidad mediante apostilla con el objetivo de reducir la carga administrativa y los costos para los ciudadanos.
Legalización consular de documentos finlandeses para su uso en el extranjero
La legalización consular es más compleja, lleva más tiempo y es más costosa que el procedimiento del apostillado. Mientras que la apostilla generalmente se emite en un solo paso, la legalización consular requiere varias pre-certificaciones antes de que un documento público pueda ser certificado en la embajada o consulado del país de destino en Finlandia.
Es un requisito común que el documento tenga que ser traducido al idioma oficial del país de destino antes de su presentación a la embajada. Depende de la misión diplomática decidir sobre el procedimiento de autenticación.
Las principales diferencias entre una apostilla y la legalización consular de documentos
La característica común entre la apostilla y la legalización consular es que autentican un documento oficial para su presentación ante instituciones en otro país. Sin embargo, tienen muchas diferencias.
| Apostilla | Legalización consular | |
|---|---|---|
| Efecto legal | Efecto legal Puede ser utilizado en todos los países que son parte del Convenio de La Haya sobre la Legalización Simplificada de Documentos. | Se utiliza entre Estados uno o ambos de los cuales no son miembros del Convenio de La Haya, o donde uno de los Estados contratantes ha protestado la adhesión del otro. |
| Dificultad | Moderada. Para obtener una apostilla, contacte a la autoridad competente de apostilla del estado de origen del documento. | Alta. Para la legalización consular, se requiere la participación de varias autoridades internas y una misión diplomática del estado de destino. |
| Precertificación | Por lo general, no es requerida. | Es obligatoria. |
| Atestación en la embajada del estado de destino en el estado de origen del documento | No es necesario contactar al consulado del país de destino. | Es el paso final de la legalización. |
Apostilla y legalización consular en todas las ciudades de Finlandia
Schmidt & Schmidt ofrece servicios de apostilla y legalización consular para documentos públicos originarios de todas las regiones de Finlandia. Nos encargamos de todo el proceso, desde la revisión de documentos hasta la obtención de las certificaciones necesarias, garantizando que sus documentos sean válidos y reconocidos internacionalmente. Con nuestros servicios confiables, puede utilizar sus documentos públicos finlandeses en el extranjero con confianza.
Obtención de documentos de Finlandia
Si los documentos importantes se pierden o se dañan, o si se necesitan copias actuales de los documentos, es necesario volver a emitir los documentos. No es raro que las personas fuera de Finlandia encuentren dificultades para obtener nuevos documentos cuando están en el extranjero. Nuestros consultores le ayudarán a obtener nuevos documentos de Finlandia de forma remota, y podemos organizar el envío de sus documentos por mensajería a cualquier lugar del mundo.
Traducción certificada de documentos de Finlandia
Las copias y transcripciones de documentos de estado civil pueden ser traducidas a cualquier idioma por un traductor jurado en Finlandia o la traducción puede realizarse en el país de destino. Ofrecemos traducciones certificadas de documentos de estado civil con certificación adicional. El costo del trabajo se calcula según el volumen del documento en cuestión.
¿Debe la traducción ser apostillada?
Cualquier documento extranjero emitido en un país y utilizado en otro país debe ser legalizado para su uso en el extranjero. Por lo tanto, la autenticidad de una traducción certificada de Finlandia debe ser certificada por una apostilla. En consecuencia, muchas autoridades pueden no aceptar traducciones certificadas de Finlandia si la traducción no ha sido autenticada correctamente en el país de origen para su uso en el extranjero. Para evitar esta confusión, es mejor realizar las traducciones en el estado de destino del documento.
